Le secret de ceux qui ont plus de temps

"Qui a le temps et attend le temps… perd son temps."

William Camden

La gestion du temps

Aujourd'hui, de nombreuses personnes subissent de plus en plus l'urgence des choses à faire. Il y a des tâches, toujours plus de tâches

Le temps ou plutôt le manque de temps devient un ennemi. Peut-être vous sentez-vous stressé(e) par ce phénomène de manque de temps ?

La gestion du temps fait partie d'un programme d'apprentissage personnel pour mieux gérer nos interactions et mieux appréhender les changements de notre environnement

Alors que certain(e)s arrivent à mettre le temps à leur service, d'autres deviennent ses esclaves et n'arrivent pas à trouver le temps de faire leur travail, de se détendre, de mettre en place une stratégie pour vivre sans stress

Il y a des années, les industriels nous ont dit que nous allions gagner du temps, grâce à l'informatique, au téléphone portable, à tous les nouveaux gadgets électroniques. On nous parlait déjà de bureaux sans papier, ce qui aujourd'hui, reste un rêve pour la majorité des utilisateurs…

La réalité, c'est que nous passons plus de temps à cause ou grâce à ces nouvelles technologies, souvent sur des activités de moindre importance

8 heures par mois, c'est le temps moyen qu'un utilisateur Facebook moyen passe sur le réseau. Soit 96 heures ou 4 jours complets dans l'année. Des drogués de Facebook réussissent à passer 15 heures par semaine, soit 60 heures par mois, donc un mois par an sur Facebook
(Sources : Nielsen 2012)

Le montant annuel perdu par l'économie européenne, en raison de l'utilisation de Facebook sur la place de travail, se monte à des milliards de francs. En Allemagne, les experts estiment ce coût à 26,8 milliards d'Euros pour 2011

Tous ces changements nous révèlent l'importance de la gestion du temps et la nécessité de prendre des mesures et de mener une vie plus pratique et mieux organisée et de s'adapter aux contraintes de notre époque

"Le temps ne s'écoule pas plus vite qu'autrefois, mais nous passons plus vite à côté"

Georges Orwell

Le temps est constant, 60 secondes par minute, 60 minutes par heure et 24 heures par jour… mais l'utilisation du temps, la notion et surtout la perception du temps, qui est l'écoulement du temps, varient d'une personne à l'autre

Avoir rendez-vous à 9h00 signifie, pour certain(e)s d'être sur place à 8h45, au moins. Pour d'autres, c'est d'arriver à 8h55. Pour quelques un(e)s c'est d'entrer dans la pièce à 9h00 et enfin certain(e)s arrivent à 9h07, se tirent un café et s'assoient…

La gestion du temps et un élément important de votre réussite et elle demande de la flexibilité et une grande ouverture d'esprit

Analysez l'importance des petits changements qui affectent des événements plus vastes. Une décision qui aura pris une seconde, une minute, ou même une journée à être prise pourra affecter le reste de votre vie…

Le manque de temps est souvent l'un des obstacles qui nous empêchent d'atteindre nos objectifs

En (re)connaissant notre perception du temps, nous augmentons nos possibilités décisionnelles et nous gagnons du pouvoir sur le temps

Comme nous ne pouvons pas modifier le temps, ni le multiplier dans notre dimension, il est important de :

• Choisir consciencieusement ce qui est important et de l'apprécier
• Décider consciemment du moment où quelque chose doit être fait. Posez-vous la question "A quel moment est-ce le plus efficace ?"
• Vous entraîner à garder votre sang-froid et bannissez le "Tout doit être fait immédiatement", qui est une source de stress et de désorganisation importante
• D'être positif(ve)
• Relativisez la pression liée au temps et développez une perspective orientée vers l'avenir
• Repenser, à la fin de votre journée, à toutes les activités effectuées. Vous pourrez ainsi prendre des mesures d'amélioration et vous féliciter de ce qui a été accompli
• Fixer des objectifs par écrit
  
  • Spécifiques, concrets
  • Mesurables
  • Ambitieux, atteignables, adaptés
  • Réalistes, réalisables
  • Temporels (date d'échéance)
• Identifier vos stratégies
• Savoir comment procéder
• Définir ce qu'il est possible de déléguer
• Identifier les compétences manquantes
• Evaluer les différents points du début à la fin, afin d'anticiper
• Déterminer les procédures les plus logiques à utiliser
• Fixer le plan d'action

Votre motivation va avoir un effet important sur votre temps. Pour l'augmenter, pensez à :

En analysant les techniques de travail, nous pouvons établir le chemin à parcourir pour améliorer notre gestion du temps

Fixation de vos objectifs

Les gens qui se fixent des objectifs sont plus performants que ceux qui n'en fixent pas

Vous connaissez la règle du SMART pour fixer les objectifs

Un objectif doit être :

Si ces règles suffisaient, ça se saurait…

Décomposez votre objectif principal en sous-objectifs

Une attitude positive est indispensable

Fixation de vos priorités

Pour beaucoup de personnes, 24 heures ne suffisent pas pour remplir toutes les tâches en cours. Il est donc nécessaire de fixer des priorités

Dans votre organisateur favori, créez des répertoires et classez vos tâches en 4 groupes, selon la matrice d'Eisenhower

Important et urgent

Important, mais peu urgent

Peu important et urgent

Peu important et peu urgent

Vous pouvez vous dire que les tâches peu importantes et peu urgentes sont si peu importantes, que personne ne s'y attarde

C'est malheureusement loin d'être le cas, la majorité des personnes passent beaucoup de temps à réaliser ces tâches qui ne les mènent pas à la réalisation de leurs objectifs

Les seules choses qu'elles apportent, mais c'est de taille, c'est une certaine sécurité et facilité…

La préparation

Nous perdons souvent du temps à vouloir aller trop vite, sans prendre le temps de réfléchir et de se préparer. Il vous est peut-être arrivé de faire l'acquisition d'une armoire en kit, dans un célèbre magasin connu mondialement. Si vous vous lancez directement dans le montage, sans jeter un œil à la notice illustrée, il y a fort à parier, qu'à un moment où à un autre, vous allez perdre du temps… Une bonne préparation c'est 70% du succès

Estimation du temps nécessaire

Beaucoup de personnes n'arrivent pas à tenir leurs délais, car elles sont incapables d'estimer, précisément, le temps nécessaire pour accomplir une tâche donnée. Elles n'anticipent pas les retards et les imprévus

Utilisez un programme de gestion de suivi du temps (pour quelques francs vous en trouverez un performant pour votre smartphone), ainsi vous pourrez améliorer votre estimation du temps pour chaque tâche

La planification

Notre temps est irremplaçable, ce qui est passé est passé. Nous ne pouvons contrôler le temps, mais nous pouvons anticiper les changements

Le fait de planifier vos activités permet de diminuer les risques d'erreurs de respecter les délais fixés

Il est possible que certaines activités vous prennent trop de temps, tout en apportant que peu de valeur ajoutée dans l'atteinte de vos objectifs

Si malgré tout, vous prenez du retard, réagissez et soyez flexible pour mettre en place de nouvelles solutions. Ne perdez pas votre temps à vous plaindre… Agissez

Apprendre à mieux maîtriser une activité est un bon moyen de limiter les erreurs et de nous adapter aux changements

Les voleurs de temps

Ils sont partout et nombreux… certains sont externes, comme le téléphone, les emails, Internet, le trafic, les collègues, etc., d'autres sont internes, notre incapacité à nous concentrer, notre attirance à faire les choses que l'on sait et que l'on aime faire, la procrastination, etc.

Le téléphone qui permet parfois de gagner du temps… mais aussi d'en perdre, va vous interrompre dans vos pensées

Utilisez la fonction "Silence"… lorsque c'est possible et il existe un bouton magique sur tous les appareils… "Off". Vous avez le droit de l'utiliser, comme celui de ne pas répondre lorsqu'il sonne ou de filtrer

Les emails nous permettent de gagner du temps en envoyant un message immédiatement… ce qui va parfois créer une perte de temps, car certaines personnes ne vont pas jusqu'au bout de la réflexion lors de la rédaction d'un email ou d'une réponse, il manque une partie des explications ou la réponse est vague

Vérifiez vos emails deux fois par jour, le matin en arrivant et après le repas. Le fait de lire un email et de ne pas le traiter est du temps perdu, car au moment de le traiter vous allez devoir le relire

Internet peut vous permettre de gagner du temps et aussi d'en perdre, vous faites une recherche et vous vous perdez dedans

Le trafic en fonction de votre travail, les temps de déplacements peuvent vous prendre une grande partie de votre temps… Planifier devient primordial et indispensable

Les collègues qui viennent vous "déranger" dans votre travail, vous interrompre… L'interruption peut durer quelques secondes ou plusieurs minutes et il faut savoir que vous allez mettre 2 à 3 minutes pour vous remettre dans le sujet… avant d'être interrompu dans 4 ou 5 minutes

Pour augmenter votre efficacité

N'acceptez pas plus de travail que vous ne pouvez en effectuer… ou demandez à votre chef de redéfinir les priorités et les délais des autres projets, tous plus urgents les uns que les autres… Bien sûr il est plus facile… sur le moment… de dire oui… et après… que va-t-il se passer?

Le fait de dire "Oui" va vous mettre dans une situation dangereuse à moyen terme… Il est parfois nécessaire de redéfinir les priorités ou de prévoir un délai

Organisation personnelle

Nous devons maximiser nos ressources. Le temps en est une et cela nous permet d'affronter les problèmes d'une façon organisée et rationnelle

1) Maximisez l'utilisation de votre calendrier

2) Utilisez un organisateur personnel (Smartphone, tablette, ordinateur)

3) Utilisez une Todo list, la liste des tâches avec la gestion des priorités (important et urgent, important, urgent)

4) Créez un plan d'action qui est différent de la Todo list et focalisez-vous sur ce qui doit être fait pour réaliser ces tâches. Il vous permet de savoir ou commencer et comment procéder

Organisation de votre espace de travail

Utilisez des couleurs différentes pour vos dossiers et changez le contenu en fonction de l'importance et de l'urgence des tâches

Si vous êtes ou devez encore utiliser beaucoup de "papier", utilisez un organisateur avec 31 jours et mettez vos dossiers à la date du jour où vous voulez le traiter… et pas à la date d'échéance

Ne perdez pas de temps avec les tâches qui ne vont pas dans le sens de vos objectifs… ou de ceux de votre chef… Et que vous avez acceptés en début d'année et sur lesquels vous serez évalué(e) le 31 décembre

Gardez sous la main tout ce que vous utilisez régulièrement et reléguez ailleurs ce que vous n'utilisez pas souvent

Déléguez

"Il n'y en a point comme moi…" est souvent un obstacle à la délégation, comme la peur de perdre de l'importance ou l'information

Ne pas déléguer, vous empêche d'avoir le temps de faire des choses plus importantes et souvent celles pour lesquelles vous êtes payé(e)

Tout peut être délégué… sauf le contrôle et la responsabilité finale…

et aux bonnes personnes

Soyez efficient(e)

Posez-vous les questions suivantes :

• Quels sont mes objectifs ?

• Sont-ils correctement définis ?

• Quelles sont mes stratégies ?

• Comment vais-je procéder ?

• Que puis-je déléguer ?

• Quelles compétences me manquent encore ?

• Quels sont les différents points du début à la fin, afin d'anticiper ?

• Quelles sont les procédures les plus logiques à utiliser ?

• Quel est mon plan d'action ?

"L'efficacité consiste à faire les bonnes choses.
  L'efficience consiste à faire les choses de la bonne façon"

Peter Drucker

7 conseils pour travailler plus efficacement

1. 

   N'acceptez pas plus que ce que vous pouvez gérer
2. Organisez vos documents et regroupez-les dans des dossiers
3. Bougez, respirez, faites des pauses et marchez
4. Dormez suffisamment
5. Utilisez des outils qui vous font gagner du temps (téléphone, tablette, PC portable, etc.)
6. Réalisez, tous les jours, les tâches qui sont importantes
7. Déléguez, si vous le pouvez, pour gagner du temps et si vous ne pouvez pas, soyer créatif(ve)

Il est important, lorsque vous désirez vous rendre quelque part (objectif) de savoir d'où vous partez (analyse de la situation)

Vous trouverez sur www.marketingformation.ch/profils/profil-de-gestion-du-temps un excellent outil pour faire l'analyse de la situation et développer les stratégies nécessaires pour accompagner toutes personnes désirant devenir plus efficientes

Je vous souhaite plein succès dans vos activités

Yves Joly
www.marketingformation.ch