Les erreurs de communication à éviter - 7

Conseils pour tirer le meilleur parti des réunions

Nous allons nous concentrer sur la manière de tirer le meilleur parti des réunions que vous organisez.

Les réunions ont lieu pour toutes sortes de raisons, bonnes ou mauvaises. La première façon de tirer le meilleur parti d'une réunion est de décider de son objectif.

Certains chefs d'entreprise aiment organiser des réunions hebdomadaires régulières, afin de rester en contact avec leurs collaborateurs et de les informer de tout changement majeur ou de toute nouveauté.

D'un côté, ces réunions peuvent sembler être une perte de temps, parce qu'elles sont courtes et qu'il ne se passe peut-être pas grand-chose.

D'un autre côté, elles peuvent s'avérer efficaces, car les participant(e)s peuvent prendre des nouvelles les uns des autres régulièrement, ce qui crée une atmosphère de communication plus ouverte.

Tant que vous ne vous réunissez pas uniquement pour le plaisir de le faire ou, pire, parce que c’est une habitude, personne ne devrait considérer ces réunions comme une perte de temps.

Établissez un calendrier et un ordre du jour

Lorsque vous décidez d'organiser une réunion, quelle qu'elle soit, commencez par vérifier dans le calendrier si tout le monde est disponible ou fixez des heures de réunion régulières, une fois par semaine, tous les 15 jours ou une fois par mois.

Une fois que vous avez obtenu un consensus sur la présence de chacun, établissez un ordre du jour.

Envoyez-le par courriel à tout le monde et demandez si quelqu'un a des points à ajouter.

Envoyez l'ordre du jour définitif par courrier électronique avant la réunion. Si certaines données sont confidentielles, imprimez des copies que vous distribuerez pendant la séance.

Assurez-vous d'en avoir suffisamment pour tous.

Un ordre du jour garantit que tout le monde est sur la même longueur d'onde et que vous aborderez des points importants.

S'il s'agit d'une réunion plus importante sur un sujet particulier, comme le lancement d'un nouveau projet, la communication d'un rapport  sur une nouvelle initiative ou vos derniers chiffres de vente, l'ordre du jour peut consister à les passer en revue et à en discuter.

Dans ce cas, veillez à ce que des copies des documents les plus importants soient organisées avant la réunion.

Si vous pouvez envoyer par e-mail les documents avant la réunion, cela aidera les gens à se préparer.

S'il y a des éléments confidentiels que vous ne souhaitez pas partager dans un courriel, créez une présentation PowerPoint et créez une diapositive de résumé, qui passe en revue les grandes lignes de ce qui sera discuté.

Pour les réunions importantes, demandez que quelqu'un prenne des notes pendant la réunion. Le procès-verbal est un compte-rendu de ce qui a été discuté et des décisions prises et peut être très utile si des membres importants n'ont pas pu assister à la réunion ou ont dû partir avant la fin.

L'organisation de meilleures réunions peut vous aider à diriger une meilleure entreprise grâce à une communication plus claire.

A bientôt et bonne semaine.